ご担当者様必見！オンライン配信時に準備したい５つのポイント

コロナ禍で対面型の会合からオンライン会合が主流になり、早3年が経ちました。

読者の皆さまの中でも、理事会・組合会などオンライン配信を企画・開催されている方もいるのではないでしょうか。

今回はJMDCがオンラインセミナーでどんな準備をしているのか、
何に気をつけて配信しているかをご紹介いたします。

理事会・組合会などでオンライン配信を企画運営されている方に少しでも参考になれば幸いです。

JMDCのオンラインセミナー

JMDCでは2020年4月からオンラインセミナーの開催を始め、
試行錯誤をしながらも年間10回程度継続的にオンラインセミナーを開催しています。

開催後のアンケートでお褒めの言葉をいただくこともありますが、
大掛かりな準備や機材がなくても少しの工夫でできることも多くあります。

オンラインセミナー開催時に一番大切にしていることは、
視聴者へストレスを与えないようにすることです。

オンラインセミナーでは他の作業をしながら聴く視聴者もいるため、
小さなストレスの積み重ねがセミナーへの集中を妨げてしまうと考えています。

それでは、具体的な工夫を以下でご紹介します。

香盤表（進行スケジュール表）を作る

セミナー全体を円滑に進行するために香盤表を作成します。

香盤表とは、各登壇者が登壇するタイミングや持ち時間、画面共有の担当者などを表としてまとめたものです。

特に、外部の講師を招いたり、オンラインセミナーに慣れていない人が登壇する場合では、
香盤表を作成しておくことで当日のすり合わせが容易になります。

もちろん香盤表がなくてもセミナー進行は可能ですが、登壇者が配信中に話し始めるタイミングや段取りを確認すると、
視聴者の集中が途切れてしまったり、運営が不慣れでは？という本来伝えたい印象とは異なった感想を持たれてしまう恐れがあります。

よって、オンラインセミナーを実施するメンバーの認識合わせのためにも簡単なものでもいいので、
香盤表作成をおすすめします。

セミナー開始前の時間を有効活用する

オンラインセミナーでは開始時刻より余裕を持って早めにアクセスする人も多いため、
JMDCでは開始時刻の10-15分前には視聴者が入室できるようにしています。

開始時刻までの間には、以下のような工夫をしてセミナーをスムーズに開始できるよう準備しています。

▼BGMを流す

BGMが聞こえない場合、視聴者が適切にオーディオに接続できていないことを事前に把握できます

▼タイムスケジュールを投影する

セミナーの一部しか参加できない人もいるため、各セクションの開始時刻などを示せるとより良いでしょう

▼諸注意や資料ダウンロードリンク、質疑応答の方法などを示す

JMDCでは事前にメールで資料を送ることが多いですが、メールを見逃している人もいるため開始前に資料のダウンロード用リンクをチャットでご案内しています。

事前に案内の文章を作成してメモ帳に準備しておくと、セミナー開催時にチャットへコピー＆ペーストするだけで済むため、打ち間違いや改行位置のミスなどを防ぐことができます

各演者が話す内容（時間）は短くする

オンラインセミナーは対面のセミナー以上に視聴者の集中力が求められるため、簡潔に話すことが重要です。

例えば冒頭の挨拶では、

一般的なセミナー冒頭の挨拶

• 定刻になりましたので開始いたします。皆さま、本日はご多忙の中、弊社JMDCのオンラインセミナーにご参加いただき、誠にありがとうございます。わたくし、司会を務めます、株式会社JMDC ●●部●●グループの●●と申します。皆さまにとって有益となる内容をお届けしていきたく努めてまいります。短い時間ではございますが、どうぞ宜しくお願いいたします。それでは本日の講演のタイムスケジュールをご案内いたします。（182文字）

当社がオンラインセミナーで行っている挨拶

• お時間になりました。皆さまこんにちは！JMDCの●●です。本日は「●●セミナー」にご参加いただきありがとうございます。早速ですが、本日のタイムスケジュールをご案内いたします。（82文字）

と できるだけ簡潔に話しています。

TPOによっては、形式が重要になることもありますが、
多くの場合はセミナー本編を最後まで集中力を持って聴いてもらうことが最も大事な目的となるため、
挨拶などは出来るだけ手短になるよう心がけます。

また、各セッションは最長でも30分程度とし、セミナー全体でも60分程度（休憩なしの場合）に抑えると、
視聴者が集中力を切らさずに参加できると考えています。

そのためには、要点を絞った資料作成や話す内容の準備が重要となります。

チャット機能を活用する

司会者や登壇者からの案内だけでなく、チャット機能を利用して視聴者とコミュニケーションを取ることも有効です。

JMDCでは次のようなことを行い、視聴者が問合せをしやすいように工夫しています

• セミナーが開始してから入室する人もいるため、開始前に案内した資料ダウンロードリンクや質疑応答の注意などをセミナー開始5分後にチャットで案内する
  
  
• 各セッションの終了5分前に、
  「ご質問はQA欄に記入してください」
  「いただいたご質問は第3部終了後にまとめて回答いたします」
  など、質疑応答についての案内をチャットで再度流す
  
  
• 視聴者により有意義な情報を届けるため、システム上のトラブルに関する質問などテキスト回答で問題ないものに対しては事務所から回答し、詳細の解説等が必要な質問を事務局である程度選定し質疑応答セッションで取り上げる

開催後にアンケートを取る

理事会・組合会などでは難しいかもしれませんが、
アンケートを取得すると以後のセミナー企画に活かすことができます。

JMDCでは、毎回アンケート内で5点満点の満足度の項目を設け、
その平均点をセミナー企画チームの評価としています。

アンケートの設問数が多いと回答率が下がってしまうため、
なるべく5問程度に収めるようにします。

また、セミナー終了直後の最もセミナー内容を覚えていただいているタイミングで記入いただくことも回答率を上げるためには有効であるため、
セミナー終了5分前にアンケートリンクをチャットで配信、セミナー終了画面にもアンケートリンクを載せ、
終了後に送るアンケートへの回答依頼を兼ねた御礼メールは、
​​​​​​​翌日ではなくセミナー終了後即時送るなどの工夫をすると良いでしょう。

さらに、アンケート内で得た意見や質問に対しては、
全体配信もしくは個別に対応をすると参加者の満足度をさらに向上させることができます。

まとめ

今回の記事では、セミナー配信当日に心掛けると良いポイントに絞ってご紹介いたしました。
オンラインセミナーの企画や配信環境、プレゼン時に工夫していることは、まだまだございます。

「特にこういった場面で使えるノウハウを知りたい」などありましたら、
ぜひ下記フォームよりお寄せください。